Werkwijze BlOEI! voor aanbieders

Deze werkwijze is bedoeld voor de begeleiders van naschoolse activiteiten voor het project BLOEI! van de gemeente Schouwen-Duiveland.

In deze werkwijze staan de taken en verantwoordelijkheden van de aanbieders/begeleiders.

Waar ouders staat wordt ouder(s)/verzorger(s) bedoeld.

• Wanneer u het offertetraject hebt doorlopen, een akkoord hebt op de offerte en de gemeente in het bezit is van de juiste Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) van de begeleider(s), wordt u opgebeld door de coördinator BLOEI! om de activiteit in te plannen.
• De coördinator BLOEI! van de gemeente Schouwen-Duiveland coördineert de naschoolse activiteit.
• Wanneer de activiteit niet plaatsvindt op een school, wordt van u verwacht dat u een geschikte locatie zoekt voor de activiteit. De coördinator BLOEI! kan hierin meedenken.

De aanbieder houdt rekening met de volgende regels voor de uitvoering van zijn/haar taken:

• Kom op tijd. Wees ruim op tijd op de locatie aanwezig om de activiteit voor te bereiden.
• Wanneer de activiteit plaatsvindt op een school dan is er een leerkracht van school aanwezig. Deze leerkracht is uw contactpersoon voor aanvang van de activiteit.                 
• Laat de ruimte die wordt gebruikt bij de naschoolse activiteit achter zoals deze is aangetroffen.
• Zorg dat er na de naschoolse activiteit geen jeugdigen onder de 12 jaar alleen achterblijven. Zijn ouders nog niet aanwezig, benader dan de leerkracht of de coördinator BLOEI!

a) Presentielijst

De aanbieder ontvangt in de week waarop de naschoolse activiteit plaatsvindt een presentielijst van BLOEI!. Op de presentielijst staan de volgende gegevens:

• De ‘contactgegevens bij noodgevallen’ van de deelnemende jeugdigen (indien jonger dan 18 jaar).
• Hoe laat en waar de begeleider wordt verwacht.
• Wel of geen toestemming voor het maken van foto’s en filmpjes en het verspreiden daarvan.
• Algemene contactgegevens van de locatie en van de coördinator BLOEI!.

b) De activiteit vindt direct na school plaats op een basisschool

• Zijn er jeugdigen niet aanwezig? De begeleider overlegt met de leerkracht van school. Heeft hij/zij ook geen idee? De begeleider stemt af wie er contact opneemt met de ouders van de desbetreffende jeugdige.
• Staan er onaangekondigd extra jeugdige(n) bij de activiteit? Dan beslist de begeleider samen met de leerkracht of deze jeugdige(n) kunnen deelnemen. Zijn de jeugdigen jonger dan 12 jaar? Dan vraagt de leerkracht of de begeleider toestemming aan de ouders.
  • Laat de begeleider de jeugdige(n) toe? Dan vraagt de leerkracht het e-mailadres van de ouders en de contactgegevens bij noodgevallen. Het e-mailadres geeft de leerkracht door aan de begeleider. De begeleider geeft het e-mailadres door aan de coördinator BLOEI!. De coördinator BLOEI! stuurt een betaalopdracht naar de ouders. Het kind neemt deel aan de activiteit, de betaling komt later.
  • Laat de begeleider de jeugdige(n) niet toe? Dan handelt de begeleider naar bevind van zaken voor de veiligheid van deze jeugdigen.

c) De activiteit vindt direct na schooltijd plaats op het Pieter Zeeman Lyceum

• Zijn er jeugdige(n) niet aanwezig? De begeleider overlegt met de leerkracht van school. Heeft hij/zij ook geen idee? De begeleider neemt contact op met de jeugdige(n) en/of de contactpersoon die vermeld staat onder ‘contactgegevens bij noodgevallen’. Indien de jeugdige(n) alsnog niet naar de activiteit komt, dan geeft de begeleider na de activiteit de namen door aan de coördinator BLOEI!
• Staan er onaangekondigd extra jeugdige(n) bij de activiteit? Dan beslist de begeleider of deze jeugdige(n) kunnen deelnemen.
  • Laat de begeleider de jeugdige(n) toe? Dan vraagt de begeleider het e-mailadres van de jeugdige(n) en de ouders en de contactgegevens bij noodgevallen. De begeleider geeft het e-mailadres door aan de coördinator BLOEI! De coördinator BLOEI! stuurt een betaalopdracht naar de jeugdige(n) en de ouders. De jeugdige neemt deel aan de activiteit, de betaling komt later.
  • Laat de begeleider jeugdige(n) niet toe? Dan handelt de begeleider naar bevind van zaken voor de veiligheid van deze jeugdigen.

d) De activiteit vindt niet direct na schooltijd plaats, op een andere locatie dan een school en is voor de doelgroep tussen de 4 en 27 jaar

• Zijn er jeugdigen niet aanwezig? De begeleider neemt contact op met de contactpersoon die vermeld staat onder ‘contactgegevens bij noodgevallen’. Indien de jeugdige(n) alsnog niet naar de activiteit komt, dan geeft de begeleider na de activiteit de naam door aan de coördinator BLOEI!
• Staan er onaangekondigd extra jeugdige(n) bij de activiteit? Dan beslist de begeleider of deze jeugdigen kunnen deelnemen. Bij jonger dan 12 jaar is toestemming van de ouders nodig.
  • Laat de begeleider de jeugdige(n) toe? Dan vraagt de begeleider het e-mailadres van de jeugdige en de ouders en de contactgegevens bij noodgevallen. De begeleider geeft het e-mailadres door aan de coördinator BLOEI! De coördinator BLOEI! stuurt een betaalopdracht naar de jeugdige/ouders. De jeugdige neemt deel aan de activiteit, de betaling komt later.
  • Laat de begeleider de jeugdige(n) niet toe? Dan handelt de begeleider naar bevind van zaken voor de veiligheid van deze jeugdigen.

De opdrachtnemer stelt de coördinator BLOEI! in geval van ziekte of verhindering zo spoedig mogelijk op de hoogte.

• Foto’s of filmpjes maken bij de activiteit? Graag! BLOEI! ontvangt deze graag zo snel mogelijk na de naschoolse activiteit per e-mail. Let op de toestemming van ouders/jeugdigen bij het maken van foto’s! Dit is vermeld op de presentielijst.
• De opdrachtnemer plaatst foto’s of filmpjes niet op eigen (social) media kanalen. Ouders/jeugdigen geven toestemming voor de (social) media van BLOEI!, niet van derden.
• De opdrachtnemer verwijdert foto’s en filmpjes uit eigen bestanden nadat ze naar BLOEI! zijn verstuurd.

• De gegevens over deelnemers op de presentielijsten, inclusief eventuele opmerkingen van ouders/jeugdigen, is privacygevoelige informatie. De begeleider gaat hier zorgvuldig en vertrouwelijk mee om.
• De opdrachtnemer gaat zorgvuldig om met de gegevens op de presentielijst en verwijdert deze uit mail/downloads en/of vernietigt een geprinte lijst wanneer de activiteitenreeks is afgerond.