Buurtbemiddeling

Buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland is verplicht zich te houden aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking. Deze wet verplicht (vrijwilligers)organisaties zorgvuldig om te gaan met gegevens van personen en vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Hier leest u welke gegevens Buurtbemiddeling nodig heeft en hoe zij deze verwerken om hun werk te kunnen doen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets zeggen over de bewoner(s) in kwestie. Bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer, e-mail. Wanneer deze gegevens naar iemand herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld het adres of e-mailadres. Wanneer anderen, in dit geval Buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland, die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Dat is wat de wet zegt.

Welke gegevens verwerkt Buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland?

Na een melding wordt de eerst betrokken bewoner (degene die de overlast ervaart) gebeld. Om een bemiddeling in gang te zetten wordt gevraagd naar de naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. De bewoner geeft toestemming aan de coördinator om de gegevens door te geven aan de bemiddelaar om een afspraak te maken. Als een gesprek heeft plaatsgevonden wordt elk contactmoment genoteerd in het registratiesysteem. Er wordt kort omschreven wat de situatie is.

Mag ik mijn persoonsgegevens inzien?

U kunt Buurtbemiddeling vragen welke persoonsgegevens ze van u verwerken. U kunt ook vragen om uw gegevens te wijzigen of te verwijderen. U kunt hiervoor een brief sturen naar Stichting Buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland, ter attentie van de coördinator, Willem Alexanderlaan 43, 4532 DB in Terneuzen. Buurtbemiddeling verwerkt uw verzoek binnen 30 dagen.

Van wie verwerkt buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland persoonsgegevens?

Buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie zij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• bewoners in de gemeente Schouwen-Duiveland die Buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland inschakelen om te bemiddelen in een burenconflict;
• bewoners die toegeleid worden door een van onze samenwerkingspartners, om te bemiddelen in een conflict;
• organisaties waarmee Buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland contact heeft, wil krijgen of heeft gehad.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

De coördinator van Buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland ontvangt de aanmelding van een casus van bewoners en/of verwijzers via de telefoon, e-mail of website. Een verwijzer doet dit altijd met toestemming en medeweten van de bewoner(s).

De coördinator belt met de overlasthebber en vraagt aan de bewoner(s) of zij bekend is/zijn met de melding. Er wordt uitleg gegeven over hoe buurtbemiddeling werkt en of bewoner(s) akkoord zijn dat vrijwilligers met hen contact opnemen voor een afspraak. Als dat zo is, neemt de casuscoördinator de gegevens op. Het gaat om naam, adres, telefoonnummer, e-mail en de aard van de melding. Deze gegevens worden geregistreerd in het registratiesysteem en zijn alleen zichtbaar voor de coördinatoren en voor de vrijwilligers die met de bewoner(s) in gesprek gaan. De andere betrokken buur wordt persoonlijk benaderd en gevraagd of ook zijn persoonsgegevens verwerkt mogen worden.

Waarom verwerkt buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland persoonsgegevens?

Als bewoners ondersteuning willen van Buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland, hebben zij persoonsgegevens nodig. Dit is nodig om vrijwilligers in contact te brengen met de bewoners.

Verwerkt buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland ook bijzondere persoonsgegevens?

Buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland verwerkt geen gegevens over bijvoorbeeld gezondheid of afkomst. 

Hoe gaat buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland met persoonsgegevens om?

Buurtbemiddeling bewaart persoonsgegevens van bewoners in een beveiligd registratiesysteem. Als een casus is afgesloten worden deze gegevens gearchiveerd. Het archief is alleen toegankelijk voor de coördinatoren en wordt gebruikt om geanonimiseerd rapportages te maken voor onze financiers.

Zijn er afspraken over geheimhouding?

Vrijwilligers van Buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland zijn tot geheimhouding verplicht. Zij mogen niet aan derden, mensen van buiten Buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland, informatie delen over het verloop van het proces. Als de coördinator en vrijwilligers hun zaken onderling bespreken, nemen zij de vertrouwelijkheid steeds in acht en worden partijen zo nodig geanonimiseerd besproken. Na het afsluiten van een casus vernietigen de vrijwilligers alles wat zij op schrift of digitaal hebben vastgelegd.

Vindt er uitwisseling plaats van persoonsgegevens?

Als een aanmelding van een casus via een verwijzer binnenkomt wordt de verwijzer alleen op de hoogte gesteld dat een casus wordt gestart en gesloten. Er wordt geen inhoudelijke informatie uitgewisseld, tenzij daar dringende redenen voor zijn. Dit wordt dan besproken met de bewoner(s).

Hoelang worden de gegevens bewaard?

Nadat de casus is afgesloten worden gegevens van bewoners in beperkte vorm bewaard om statistische informatie juist te kunnen blijven gebruiken. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. De wet noemt geen termijnen, informatie mag worden bewaard zolang het nuttig en nodig is.

Artikel 1 Definities

A. Klacht: elke uiting van ongenoegen over de dienstverlening van Buurtbemiddeling, het functioneren van een vrijwilliger, door of namens Klager schriftelijk kenbaar gemaakt aan Buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland.

B. Klager: de bij een buurtbemiddeling betrokken partij, of diens vertegenwoordiger, die een klacht uit.

C. Vrijwilliger Buurtbemiddeling: een vrijwilliger die buurtbemiddelingen uitvoert ten behoeve van Buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland.

D. Coördinator Buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland ressorteert onder/legt verantwoording af aan de Stuurgroep.

E. Stuurgroep: oefent toezicht uit op de uitvoering van Buurtbemiddeling Schouwen-Duiveland.

Artikel 2 Doel van de klachtenregeling

Het doel van deze klachtenregeling is het op een laagdrempelige wijze oplossen van Klachten.

Artikel 3 Procedure

A. Een klacht wordt in behandeling genomen indien schriftelijk ingediend bij de coördinator tijdens en in ieder geval binnen 3 maanden na beëindiging van de buurtbemiddeling waaruit de klacht rijst.

B. De klager doet daarbij in elk geval opgave van:

• zijn naam, adres, postcode, telefoonnummer, eventueel faxnummer en e-mailadres;
• de naam van de betrokken vrijwilliger(s);
• een korte beschrijving van de betreffende buurtbemiddeling;
• de einddatum van de buurtbemiddeling;
• een korte omschrijving van de klacht;
• dagtekening en handtekening.

C. De coördinator zorgt voor vastlegging van de datum van ontvangst van de klacht van de klager. Coördinator zorgt voor toezending aan de klager van een ontvangstbevestiging. In beginsel binnen 1 week na ontvangst van de klacht en informeert de betrokken vrijwilliger over de klacht.

D. De coördinator behandelt de klacht adequaat. Hij hoort de klager en de vrijwilliger. Indien gewenst, nodigt de coördinator de klager en de vrijwilliger Buurtbemiddeling beide uit voor een, al dan niet, gezamenlijk gesprek. Eventuele afspraken worden op papier vastgelegd door de coördinator. Ter beoordeling van de coördinator kan de klacht ook worden behandeld door een door de coördinator ad hoc te benoemen commissie bestaand uit coördinator en tenminste 1 ander lid. De samenstelling van de commissie is ter beoordeling van de coördinator.

E. De coördinator zorgt ervoor dat de klacht zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen 3 maanden na ontvangst van de klacht wordt afgehandeld.

F. De coördinator is bevoegd uitspraak te doen en/of andere maatregelen te nemen.

G. Indien de zaak voor de klager onbevredigend is afgehandeld door de coördinator, kan de klager zich in laatste instantie richten tot de stuurgroep door indiening van een schriftelijk bezwaar. Dit bezwaar moet aan dezelfde vereisten voldoen als de oorspronkelijke Klacht, zoals geformuleerd in artikel 3b, en tevens voorzien zijn van een korte omschrijving van de gronden van het bezwaar.

H. De coördinator draagt zorg voor dossiervorming van de klacht en bewaring van eventuele gemaakt afspraken tussen de klager en de vrijwilliger. Wanneer de klachtenbehandeling is beëindigd, draagt de coördinator zorg voor een schriftelijk beëindigingsbericht aan de klager en de vrijwilliger.

I. Indien de klacht de coördinator zelf betreft, dient de klacht in afwijking van lid a, rechtstreeks te worden ingediend bij de stuurgroep. De stuurgroep zal de klacht op dezelfde wijze afhandelen als is beschreven onder lid c, d, e en f van dit artikel.

J. De coördinator neemt de kosten van klachtenbehandeling voor haar rekening. Kosten die klager zelf maakt komen voor haar/zijn rekening.

Artikel 4 Beslotenheid en vertrouwelijkheid

A. Bij de behandeling van de klacht betrokkenen zijn, voor zover dat nodig is voor een goede afhandeling van de klacht, ontheven uit hun geheimhoudingsverplichting als deelnemer(s) aan de buurtbemiddeling waarop de klacht betrekking heeft.

B. De coördinator of de stuurgroep doen aan derden – onder wie begrepen rechter of arbiters- geen mededelingen omtrent het verloop van de bemiddeling, de daardoor bij de bemiddeling aanwezige personen ingenomen standpunten, gedane voorstellen en de daarbij mondeling of schriftelijk, direct of indirect, verstrekte informatie.

C. Judidit en/of de stuurgroep is tot geheimhouding verplicht ten aanzien van alle informatie die hem bij de behandeling van de klacht ter kennis is gekomen. Deze verplichting geldt niet voor zover de coördinator en/of de stuurgroep, onafhankelijk van de klacht, reeds over deze informatie beschikte, of had kunnen beschikken.

D. De informatie die tijdens de behandeling van de klacht wordt uitgewisseld is vertrouwelijk, behoudens wettelijke gehoudenheid tot openbaarmaking.

E. De Klacht wordt in beslotenheid behandeld.

Artikel 5 Interne informatie en archivering

A. Na de behandeling van de klacht behoudt de coördinator de oorspronkelijke klacht, eventuele overige documenten en gegevensdragers, en een kopie van het schriftelijk beëindigingbericht gedurende een periode van 3 jaar.

B. De coördinator houdt een overzicht bij van alle binnengekomen klachten.

C. De coördinator informeert de stuurgroep jaarlijks en geanonimiseerd over de binnengekomen klachten en zal dit verwerken in het jaarverslag.